Blog: S/4HANA in 5 Minuten (oder weniger)
Der Business Partner
Die Möglichkeit zu einem Geschäftspartner verschiedene Adressen zeitabhängig zu speichern sowie Verknüpfungen zwischen Unternehmen und Personen darzustellen, veranlasste SAP neben den traditionellen Kunden- und Lieferantenobjekten ein moderneres, leistungsfähigeres Datenmodell zu konzeptionieren – den SAP Business Partner. Kunden, die in der Vergangenheit Lösungen wie SAP CRM eingesetzt haben, aber auch SAP Banking Kunden sind mit diesem Konzept bereits bestens vertraut. Mit S/4HANA wird nun auch die Integration der Kunden und Lieferanten aus der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung bzw. der Logistik in das Business Partner-Konzept vollzogen. Hierfür wird jedem Kunden- bzw. Lieferanten ein Geschäftspartner zugeordnet. Im so genannten „Brownfield-Ansatz“, der Konvertierung eines bestehenden ERP-Systems nach S/4HANA, geschieht dies bereits als Vorprojekt im ERP-System. Die Synchronisierung der Stammdatenobjekte zwischen Finanzwesen und Business Partner wird „Customer Vendor Integration“ (CVI) genannt.
Ab der Umstellung auf S/4HANA pflegen die Anwender der Logistik bzw. der Buchhaltung dann ausschließlich das nun führende Business Partner-Objekt. Dies geschieht entweder über die, beinahe unveränderte SAP GUI Transaktion „BP“ oder in speziell entwickelten Fiori Applikationen im Browser. Bereits bestehende Business Partner, etwa aus den Financial Services Anwendungen, bleiben davon unberührt. Aus Kompatibilitätsgründen schneidet die SAP den Zopf des alten Datenmodells nicht vollständig ab. Das bedeutet, dass im Hintergrund bei der Anlage oder Änderung eines Business Partners in den Rollen „Lieferant“ oder „Kunde“ das entsprechende Objekt im alten Datenmodell (Tabellen KNA1, LFA1 u.a.) weiterhin mitgeführt wird. Dadurch kommt es natürlich für gewisse Informationen zur redundanten Datenhaltung. Außerdem werden an „alten“ Objekten im Hintergrund auch weiterhin finanzbuchhalterische Einstellungen gepflegt wie beispielsweise die Anlage eines Objektes für „Conto-Pro-Diverse“-Buchungen.
Im Rahmen eines S/4HANA-Konvertierungsprojektes stellt die Synchronisation der bestehenden Kunden und Lieferanten ein ernstzunehmendes Vorprojekt auf dem alten ERP-System dar.
Hierfür muss ein entsprechendes Konzept erstellt werden.
Dieses umfasst im Kern die Definition der neuen Business Partner-Rollen, der davon abhängigen Feldsteuerung, der Nummernkreise aber auch das Mapping von Anreden, Branchensystemen und Rechtsformen. Im Bereich der Nummernkreise ist zu prüfen, ob die Kunden- und Lieferantennummern für die verknüpften Geschäftspartner verwendet werden können. Dies ist zu empfehlen, da es sonst durch die parallele Führung des neuen und alten Datenmodells unter S/4HANA zu Verwechslungen kommen könnte.
Da sich die benötigten Daten des Business Partners, beispielsweise im Bereich der Branchen und Adressen, von denen im alten Datenmodell unterscheiden (Stichwort: Mussfelder) handelt es sich bei der Synchronisation eigentlich immer um ein Stammdatenbereinigungsprojekt. Sollten sich im ERP-System eine große Menge an Lieferanten und Kunden, vielleicht sogar in verschiedenen Kontengruppen, befinden, ist ein möglichst frühzeitiger Beginn der Konzeption, der Synchronisation und ggf. eine vorherige Archivierung nicht mehr benötigter Objekte sehr zu empfehlen.